كيفية التعاون في المستندات في الوقت الحقيقي في Office 2016

قام Microsoft Office 2016 بتحسين ميزات التعاون الخاصة بهم بحيث يمكن للمؤلفين المتعددين العمل على مستند في الوقت الحقيقي. يمكنك مشاركة مستند في OneDrive وعرض من يعمل عليه ، وحتى الحصول على رابط لإرسال الآخرين لسهولة الوصول إلى المستند.

سنستخدم Word في هذه المقالة لتوضيح كيفية التعاون في المستندات ؛ ومع ذلك ، تتوفر ميزة التعاون الفوري هذه أيضًا في Excel و PowerPoint.

للبدء ، افتح المستند الذي تريد مشاركته وانقر فوق الزر "مشاركة" على شريط الشريط في الزاوية العلوية اليمنى من إطار Word.

ملاحظة: قبل إعداد المستند للمشاركة ، تحتاج إلى التأكد من وجود مجلد مشترك في حساب OneDrive الخاص بك. أو ، يمكنك استخدام المجلد "عام" الموجود في حسابك بشكل افتراضي.

يعرض الجزء "مشاركة". لحفظ المستند في المجلد الذي قمت بمشاركته في حساب OneDrive الخاص بك ، انقر فوق "حفظ إلى سحابة".

في شاشة "حفظ باسم" في الكواليس ، حدد الموقع المشترك الذي تريد حفظ المستند الخاص بك ، أو انقر فوق الزر "تصفح" لتحديد موقع في حساب OneDrive الخاص بك وليس في القائمة الأخيرة.

إذا لزم الأمر ، فانتقل إلى المجلد المشترك في مربع الحوار "حفظ باسم". إذا كنت تريد تغيير اسم الملف ، فأدخل اسمًا جديدًا في مربع التحرير "اسم الملف". انقر فوق "حفظ".

يتم إرجاعك إلى المستند وتوصيل جزء "المشاركة" ويسمح لك بدعوة الأشخاص لعرض الملف أو تعديله أو عرضه فقط. لدعوة شخص ما للتعاون في المستند ، أدخل عنوان البريد الإلكتروني لهذا المستخدم في مربع التعديل "دعوة الأشخاص". حدد ما إذا كان بإمكانهم "التعديل" أو "يمكن العرض" من القائمة المنسدلة. إذا كنت تريد إرسال رسالة مخصصة ، فأدخلها في المربع "تضمين رسالة". لمشاركة المستند ، انقر فوق "مشاركة".

تتم إضافة المستخدم إلى قائمة الأشخاص الذين شاركت معهم المستند.

يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كنت تريد مشاركة التغييرات "دائمًا" أو "أبدًا" تلقائيًا أو طلبها ("اسألني") في كل مرة يتم فيها إجراء تغيير عن طريق تحديد خيار من القائمة المنسدلة "المشاركة التلقائية للتغييرات".

يتلقى المستخدم الذي شاركت معه المستند بريدًا إلكترونيًا مشابهًا للصورة التالية. ينقرون على "عرض في OneDrive" للوصول إلى المستند.

ملاحظة: يمكنك بسهولة الحصول على رابط للمستند المشترك حتى يمكنك إرساله بالبريد الإلكتروني إلى المستخدمين بالنقر فوق "الحصول على رابط مشاركة" في الجزء السفلي من الجزء "مشاركة".

يظهر زران في جزء "مشاركة". إذا كنت ترغب في إرسال ارتباط يسمح للمستخدم بعرض المستند وتعديله ، انقر فوق الزر "إنشاء رابط تعديل". لإرسال رابط يسمح فقط لمستخدم بعرض المستند ، وليس تحريره ، انقر فوق الزر "إنشاء رابط للعرض فقط".

يعرض مربع "تعديل الرابط" الذي يحتوي على عنوان URL للوصول إلى المستند باستخدام الأذونات المناسبة. انقر على الزر "نسخ" على يسار المربع لنسخ عنوان URL حتى يمكنك مشاركة الرابط في البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال.

يؤدي النقر فوق الرابط الذي يتلقىه المستخدم بالبريد الإلكتروني إلى فتح المستند في الإصدار عبر الإنترنت من تطبيق Office 2016 المناسب.

عندما يبدأ المستخدم في تحرير المستند ، تظهر نافذة منبثقة تخبرك أن "الضيف يقوم بتحرير هذا المستند".

تظهر التغييرات التي قام بها الشخص الآخر كنص مظلل في مثيل المستند.

إذا سمحت لأحد المستخدمين بتحرير مستند ، ثم غير رأيك ، فيمكنك بسهولة تغيير الأذونات لذلك المستخدم. انقر بزر الماوس الأيمن على اسم المستخدم في القائمة وحدد "تغيير الإذن للقيام بما يلي: يمكن العرض". يمكنك أيضًا الذهاب في الاتجاه الآخر ، مع منح المستخدم إذنًا بتحرير المستند بعد السماح له فقط بمشاهدته.

إذا انتهيت من مشاركة المستند مع أحد المستخدمين ، فيمكنك التوقف عن السماح للمستخدم بعرض المستند أو تحريره. انقر بزر الماوس الأيمن على اسم المستخدم في القائمة وحدد "إزالة المستخدم" من القائمة المنبثقة.

لإغلاق جزء "المشاركة" ، انقر فوق "X" في الزاوية العلوية اليمنى من الجزء.

سواء كنت تعمل في مشروع كبير أو صغير ، فإن ميزة التعاون الجديدة هذه في Office 2016 مع ميزة التحرير في الوقت الفعلي والتكامل السحابي مع OneDrive قوية.