كيفية تصدير واستيراد القواعد في التوقعات

إذا كنت تستخدم Outlook لأية فترة زمنية كبيرة ، فمن المحتمل أن يكون لديك بعض القواعد التي تم إعدادها لمساعدتك في إدارة موجة المد والجزر الإلكترونية الخاصة بك. إذا كان لديك جهاز كمبيوتر جديد ، أو إذا كنت تقوم بإعادة تثبيت Windows ، فلن تحتاج إلى إعداده مرة أخرى - فقط قم بتصديره.

القاعدة في Outlook هي سلسلة من الخطوات التي تقوم بإعدادها تلقائيًا لاتخاذ إجراءات محددة على رسائل البريد الإلكتروني عند استلامها. على سبيل المثال ، يمكنك عرض إشعار تلقائيًا عندما تتلقى رسائل إلكترونية مهمة ، أو نقل رسائل بريد إلكتروني مشابهة إلى مجلد معين ، أو الإبلاغ عن رسالة للمتابعة في وقت محدد.

لحسن الحظ ، لدى Outlook طريقة لعمل نسخة احتياطية من هذه القواعد. وهذا مفيد إذا كان عليك إعادة تثبيت Windows ، أو إعداد Outlook على جهاز كمبيوتر جديد ، أو مشاركة القواعد الخاصة بك مع أشخاص آخرين.

كيفية تصدير قواعد Outlook الخاص بك

للبدء ، تأكد من أن علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" نشطة. في قسم "نقل" ، انقر على "القواعد" وحدد "إدارة القواعد والتنبيهات" من القائمة المنسدلة.

ملاحظة: يمكنك أيضًا الوصول إلى القواعد والتنبيهات بالنقر فوق علامة التبويب "ملف" ثم النقر فوق الزر "إدارة القواعد والتنبيهات" على شاشة "معلومات الحساب".

يظهر مربع الحوار "القواعد والتنبيهات". في علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني" ، انقر فوق "خيارات" في شريط الأدوات أعلى قائمة القواعد التي قمت بإنشائها.

ملاحظة: سيتم الاحتفاظ بنسخة احتياطية من جميع القواعد المدرجة هنا ، وليس فقط القواعد المحددة.

في مربع الحوار "خيارات" ، انقر فوق "قواعد التصدير".

يظهر مربع الحوار "حفظ القواعد المصدرة كـ". انتقل إلى المجلد الذي تريد حفظ ملف النسخ الاحتياطي للقواعد الخاصة بك. أدخل اسمًا لملف النسخة الاحتياطية في مربع التحرير "اسم الملف". يتم تحديد نوع "قواعد معالج القواعد (* .rwz)" بشكل افتراضي في القائمة المنسدلة "حفظ كنوع" ويتم إضافة الامتداد .rwz تلقائيًا إلى الملف. إذا كنت تشارك قواعدك مع أشخاص آخرين باستخدام نفس الإصدار من Outlook ، انقر فوق "حفظ". إذا كنت تشارك ملف القواعد مع شخص ما يستخدم إصدارًا قديمًا من Outlook ، فستحتاج إلى تحديد نوع مختلف من ملفات القواعد قبل حفظ الملف ، كما هو موضح أدناه.

بالإضافة إلى تنسيق ملف القواعد للإصدار الحالي من Outlook ، توفر القائمة المنسدلة "حفظ كنوع" ثلاثة تنسيقات إضافية لملف القواعد ، للأشخاص الذين ما زالوا يستخدمون Outlook 2002 أو 2000 أو 98. حدد أحد هذه الخيارات حسب الحاجة ، ثم انقر فوق "موافق" لحفظ ملف القواعد.

ملاحظة: إذا كنت تشارك قواعدك مع أشخاص متعددين باستخدام إصدارات قديمة مختلفة من Outlook ، حدد الإصدار الأقدم ، لأنه يمكن دائمًا فتح ملفات القواعد القديمة في إصدارات أحدث من Outlook.

بمجرد تصدير ملف القواعد ، انقر فوق "موافق" في كل من مربعتي "الخيارات" و "القواعد والتنبيهات" للعودة إلى شاشة البريد الرئيسية (أو شاشة "معلومات الحساب" ، حسب المكان الذي بدأت فيه).

الآن يمكنك إجراء نسخ احتياطي الملف الناتج .rwz إلى أي محرك أقراص خارجي أو شبكة أو مشاركتها مع أشخاص آخرين.

كيفية استيراد قواعد Outlook الخاصة بك

الآن ، لنفترض أنك أعددت جهاز الكمبيوتر الجديد ، وتم تثبيت Office ، وقمت باستيراد ملف بيانات Outlook الذي قمت بنسخه احتياطيًا (لا يتم حفظ القواعد في ملفات بيانات Outlook) من الكمبيوتر القديم ، وكنت مستعدًا للتحقق من البريد الإلكتروني. لنقوم باستيراد تلك القواعد التي قمت بإنشائها ونسخها احتياطيًا ، بحيث يمكن لـ Outlook اتخاذ إجراء تلقائيًا على البريد الإلكتروني عند دخوله. افتح مربع الحوار "القواعد والتنبيهات" بإحدى الطريقتين اللتين ناقشناهما سابقًا. لاحظ أن قائمة القواعد فارغة. لإصلاح ذلك واستيراد القواعد الخاصة بك ، انقر فوق "خيارات".

في مربع الحوار "خيارات" ، انقر فوق "قواعد الاستيراد".

يعرض مربع الحوار "استيراد قواعد من". انتقل إلى المجلد الذي قمت بحفظ ملف النسخ الاحتياطي للقواعد فيه ، وحدد ملف .rwz ، ثم انقر فوق "فتح".

ستلاحظ أن قائمة القواعد في مربع الحوار "القواعد والتنبيهات" ، خلف مربع الحوار "خيارات" الذي لا يزال مفتوحًا ، تملأ القواعد المخصصة. انقر فوق "موافق" في مربع الحوار "خيارات" لإغلاقه والعودة إلى مربع الحوار "قواعد وتنبيهات".

إذا حددت البريد الإلكتروني قبل استيراد القواعد ، يمكنك تشغيل القواعد الآن على البريد الإلكتروني الذي تلقيته بالفعل. للقيام بذلك ، انقر فوق "تشغيل القواعد الآن" على شريط الأدوات أعلى قائمة القواعد في مربع الحوار "القواعد والتنبيهات".

في مربع الحوار "تشغيل القواعد الآن" ، حدد القواعد التي تريد تشغيلها وانقر فوق "تشغيل الآن". بمجرد تشغيل القواعد ، انقر فوق "إغلاق" ثم انقر فوق "موافق" في مربع الحوار "قواعد وتنبيهات" لإغلاقه. الآن ، سيتم تشغيل القواعد تلقائيًا ، والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها وتنفيذ الإجراءات التي حددتها ، وكل ذلك من وراء الكواليس.

ملاحظة: قد لا تعمل بعض القواعد على أجهزة الكمبيوتر الأخرى إذا كانت هناك مجلدات محددة ، أشخاص ، إلخ ، مستخدمة في القواعد التي تم إنشاؤها على الكمبيوتر الأصلي ، ولكنها غير متوفرة على أجهزة الكمبيوتر الأخرى.