توفير الوقت مع مجلدات البحث المخصص في Microsoft Outlook
البحث في Outlook سهل جدًا ، ولكن لماذا تزعجك كتابة نفس عمليات البحث مرارًا وتكرارًا إذا كنت تقوم بها بانتظام؟ تسمح لك "مجلدات البحث المخصص" بحفظ عمليات البحث المخصصة هذه بحيث يمكنك الرجوع إليها بنقرة واحدة أو اثنتين فقط.
وعلى الرغم من أنه من المغري التفكير في مجلدات البحث المخصص مثل البحث المحفوظة ، إلا أنها في الواقع أكثر برودة من ذلك. نظرًا لأنه يتم تحديثها تلقائيًا ، فإنها تعمل في الواقع مثل المجلدات الظاهرية - المشابهة لميزة "التصنيفات" في Gmail ، إلا أنها أكثر قوة. هل تريد مجلدًا يعرض الرسائل غير المقروءة فقط ، من شخص معين ، ولديه مرفق واحد أو أكثر؟ ليس هناك أى مشكلة.
دعونا نلقي نظرة على كيفية إعدادها.
إنشاء مجلد بحث محدد مسبقا في Outlook
يحتوي Outlook بالفعل على عدد من مجلدات البحث المحددة مسبقًا التي يمكنك استخدامها. لا يمكنك تخصيص أيٍّ من هذه الإضافات ، لكنها تستحق النظر أولاً في حالة تغطية احتياجاتك.
للبدء ، ستجد مجلدات البحث في أسفل قائمة المجلدات في ملف بيانات Outlook الخاص بك على الجانب الأيسر من النافذة. يحتوي كل ملف بيانات على مجلد البحث الخاص به ، لذلك إذا كنت تستخدم Outlook للتحقق من أكثر من حساب ، فيمكنك إعداد مجلدات بحث مختلفة لكل حساب.
لن تتمكن حتى من تحديد مجلد "Search Folders" ، حتى تقوم بإنشاء مجلد البحث الأول. لإنشاء مجلد بحث ، قم بالتبديل إلى علامة التبويب "مجلد" على الشريط ، ثم انقر فوق الزر "مجلد البحث الجديد".
هذا يفتح نافذة مجلد البحث الجديد. سترى حفنة من مجلدات البحث المحددة مسبقا مرتبة في فئات مثل قراءة البريد ، والبريد من الناس والقوائم ، وتنظيم البريد. معظم المجلدات تشرح نفسها بنفسها ، لذا لن نغطيها بالتفصيل - يمكنك فقط تصفحها.
هنا ، نحن بصدد إنشاء مجلد بحث جديد يعرض بريدًا غير مقروء. إنه مجلد بحث سهل للغاية لأنه يحتوي على كل البريد غير المقروء ، بغض النظر عن المجلد المخزن به. فقط انقر فوق مجلد البحث الذي تريد إنشاءه ، ثم اضغط على زر "موافق".
بسيطة جدا ، أليس كذلك؟ الآن ، دعنا نلقي نظرة على إنشاء مجلدات البحث المخصصة الخاصة بك ، والتي هي أكثر قوة.
إنشاء مجلد بحث مخصص في Outlook
تتيح لك مجلدات البحث المخصص معايير إضافية لا تتضمنها مجلدات البحث المحددة مسبقًا ، ويمكنك البحث إلى حد كبير في أي حقل تحتوي عليه رسالة Outlook. الأهم من ذلك ، يمكنك إنشاء مجلد بحث مخصص يستخدم معايير متعددة لتحديد الرسائل. على سبيل المثال ، قد يكون لديك رسالة عرض واحدة فقط من أشخاص معينين ولديهم كلمات محددة في سطر الموضوع.
لإنشاء مجلد بحث ، قم بالتبديل إلى علامة التبويب "مجلد" على الشريط ، ثم انقر فوق الزر "مجلد البحث الجديد".
في نافذة مجلد البحث الجديد ، قم بالتمرير لأسفل إلى أسفل القائمة ، حدد الخيار "إنشاء مجلد بحث مخصص" ، ثم انقر فوق الزر "اختيار" الذي يظهر.
في نافذة مجلد البحث المخصص ، اكتب اسمًا لمجلدك.
بعد ذلك ، ستقوم بإعداد معايير البحث ، لذا اضغط على زر "المعايير".
تسمح لك نافذة معايير مجلد البحث بتخصيص البحث الخاص بك ، ويمكنك تحديد أكبر عدد ممكن من المعايير المتاحة.
تحتوي علامة التبويب "الرسائل" على معايير أساسية تتيح لك البحث عن كلمات محددة في الموضوع أو نص الرسالة والمرسلين والمستلمين. يمكنك أيضًا تقييد البحث على الرسائل التي تكون فيها الشخص الوحيد في السطر "إلى" أو على سطر "إلى" أو "نسخة إلى" مع أشخاص آخرين.
ويمكنك أيضًا تحديد نطاق زمني للرسائل بناءً على وقت استلامها وإرسالها وتعديلها وما إلى ذلك. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكنك عرض الرسائل التي تم استلامها في آخر سبعة أيام فقط.
توفر علامة التبويب "خيارات إضافية" المزيد من المعايير لتضييق نطاق البحث. يمكنك البحث عن طريق الرسائل في فئات محددة ، أو تلك غير المقروءة أو التي تحتوي على مرفقات ، حسب أهمية الرسالة ، أو تلك التي تم وضع علامة عليها أو لا ، وحتى بالحجم الفعلي للرسالة. هذا الأخير يمكن أن يكون مفيدا لإيجاد وحذف المرفقات الكبيرة ، بالمناسبة.
تتيح لك علامة التبويب "خيارات متقدمة" إضافة معايير تستند إلى جميع الحقول التي يمكن تخزينها في كائن Outlook. هناك الكثير منها ، لذلك لن نغطيها هنا. ولكن إذا كنت بحاجة إلى البحث عن طريق شيء لم تجده في علامات التبويب الأخرى ، فستجد أنه من خلال النقر على زر "الحقل" وتصفح القوائم.
عند الانتهاء من إعداد جميع المعايير التي تريدها على علامات التبويب الثلاث هذه ، قم بالانتقال وانقر فوق الزر "موافق" للعودة إلى نافذة مجلد البحث المخصص. هناك شيء آخر قد ترغب في تهيئته هنا قبل الانتهاء.
بشكل افتراضي ، سيتم سحب البحث المخصص الذي تقوم بإنشائه من كافة المجلدات في ملف بيانات Outlook الخاص بك. إذا كنت ترغب في تحديد ذلك إلى مجلدات معينة فقط ، انقر فوق الزر "استعراض".
في نافذة Select Folders ، حدد المجلدات التي تريد تضمينها في البحث ، ثم انقر فوق الزر "OK".
ثم العودة إلى النافذة الرئيسية للتخصيص ، فانتقل وانقر على "موافق" مرة أخرى.
يقوم Outlook بإنشاء مجلد البحث المخصص وإضافته إلى طريقة عرض المجلد.
بمجرد الحصول على تعليق لاستخدامه ، ميزة مجلد البحث المخصص قوية جدًا. في ما يلي بعض الأمثلة على أشياء يمكنك استخدام مجلدات البحث من أجل:
- الرسائل من وإلى رئيسك في العمل
- الرسائل التي تحتوي على إشارات متابعة لم يتم حلها حسب الفئة (على سبيل المثال ، يمكنك البحث عن العناصر التي لم يتم حلها في الفئة الشخصية)
- رسائل ذات أهمية عالية
- الرسائل من وإلى العميل (يمكنك أيضًا استخدام نطاقه بالكامل في مربع البحث واختيار البحث في جميع الحقول)
- الرسائل التي تحتوي على مرفقات والتي يزيد حجمها عن حجم معين (رائعة للتخلص من المرفقات الكبيرة وتقليل حجم ملف البيانات)
وهذا فقط يخدش السطح. إذن ، ما أنواع مجلدات البحث التي تنشئها؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات!
