كيفية تتبع التغييرات في اكسل
هل تبحث عن طريقة لتتبع التغييرات التي تم إجراؤها على جدول بيانات Excel؟ هناك العديد من الحالات التي يتعين عليك فيها توزيع ملف على عدة أشخاص وتتبع التغييرات التي تم إجراؤها. قد ترغب في تتبع وقت إجراء التغيير ، ومن قام بالتغيير ، وما الخلية التي حدث فيها التغيير وما هي البيانات التي تم تغييرها.
يحتوي Excel على ميزات تتبع مضمنة يمكنها التعامل مع جميع الحالات المذكورة أعلاه. يمكنك بسهولة مراجعة جميع التغييرات مباشرة في ورقة العمل ويمكنك أيضًا قبول أو رفض كل تغيير. هناك بعض النقاط التي يجب تذكرها حول ميزات التتبع في Excel:
1. لا يعني تشغيل التتبع أنه يمكنك إعادة جدول البيانات في الوقت المناسب إلى حالة سابقة عن طريق التراجع عن التغييرات. إنه في الأساس ملف سجل يسجل كل شيء وهذا كل شيء. يمكنك الانتقال يدويًا ومعرفة البيانات التي تم حذفها أو إضافتها ، لكن سيتعين عليك إجراء التغييرات على جدول البيانات بنفسك.
2. لا يعني تشغيل التتبع أن يتم تسجيل كل تغيير تقوم به. يتم تعقب أي بيانات مخزنة في خلية ، لكن التغييرات الأخرى مثل التنسيق ليست كذلك. تتضمن التغييرات الأخرى التي لم يتم تعقبها إخفاء / إلغاء إخفاء الصفوف والأعمدة والتعليقات وقيم الخلية التي تتغير إلى إعادة حساب الصيغة.
3. يتم الاحتفاظ بسجل التغيير لمدة 30 يومًا بشكل افتراضي. إذا قمت بإجراء تغييرات على ورقة عمل Excel ثم فتحت المصنف مرة أخرى بعد 45 يومًا ، فستتمكن من رؤية محفوظات التغيير طوال 45 يومًا حتى تغلق المصنف. عندما تغلقه ، سيختفي أي سجل تغيير يزيد عمره عن 30 يومًا. هذا يعني أنه في المرة التالية التي تقوم فيها بفتحها ، لن تتمكن من رؤية هذا التغيير الذي أجريته قبل 45 يومًا.
4. كلما كان دورك في التتبع ، يصبح المصنف مصنفًا مشتركًا. هذا يعني أن العديد من المستخدمين سيقومون بإجراء تغييرات على المستند.
الآن بعد أن تعرفت بعض الأساسيات حول كيفية عمل التتبع في Excel ، دعنا نتحدث عن كيفية تمكينه وتغيير الإعدادات وتتبع التغييرات!
تمكين تتبع
دعنا نمضي قدمًا ونقوم بتشغيل التتبع أولاً. افتح Excel وانقر فوق إعادة النظر علامة التبويب على الشريط. في أقصى اليمين ، سترى خيارًا يسمى تعقب التغيرات تحت التغييرات الجزء.
انقر فوق الزر واختر تمييز التغييرات. ستحصل على مربع حوار حيث تحتاج الآن إلى إلغاء تحديد الخيار "تتبع التغييرات أثناء التحرير. هذا يشارك أيضًا كتابك ".
لديك العديد من الخيارات هنا بما في ذلك متى, من الذى, و أين. إلى عن على متى, الكل يعني كل التغيير سيتم تسليط الضوء. لديك أيضًا خيار تمييز التغييرات من آخر مرة قمت فيها بحفظ المستند ، منذ تاريخ محدد ، أو التغييرات التي لم تتم مراجعتها بعد.
إذا كنت تحقق من الذى, يمكنك اختيار تعقب التغييرات التي أجراها أي شخص أو التغييرات التي أجراها الجميع باستثناءك. ال أين يتيح لك الخيار تتبع التغييرات فقط لجزء معين من جدول البيانات. فقط انقر فوق الزر الموجود على اليمين وحدد نطاق الخلايا التي تريد تتبعها.
وأخيرا ، يمكنك إلغاء التحقق من تسليط الضوء على التغييرات على الشاشة الخيار إذا كنت لا تريد أن يعرف الآخرين أنك تتبع التغييرات. افتراضيًا ، بمجرد بدء التتبع وتحديد هذا الخيار ، ستظهر أي خلية تم تغييرها سهم صغير في الجزء العلوي الأيسر للإشارة إلى أنه تم تغييره.
أيضًا ، إذا قمت بالنقر فوق خلية تم تغييرها (مع تسليط الضوء على التغييرات على الشاشة قيد التشغيل) ، ستحصل على نافذة منبثقة صغيرة تعرض القيمة التي تم تغييرها منها وتغييرها وفي أي وقت. إذا قمت بإلغاء تحديد خيار تمييز التغييرات على الشاشة ، فلن يظهر هذا المثلث الأسود الصغير.
إذن ما يمكنك القيام به ، على سبيل المثال ، هو إخفاء التغييرات التي تظهر على الشاشة من خلال عدم تحديد المربع ، وإرسال الملف الخاص بك إلى كل شخص يتعين عليه إجراء تغييرات عليه ، وعندما تعيده ، فقط انتقل إلى تعقب التغيرات وإعادة التحقق من المربع.
تكوين التتبع
الخطوة التالية هي إلقاء نظرة على إعدادات التتبع وتعديلها لتناسب احتياجاتك. للقيام بذلك ، انقر فوق حصة المصنف الزر الذي هو مباشرة إلى يسار تعقب التغيرات زر. اضغط على المتقدمة علامة التبويب عندما حصة المصنف الحوار للملوثات العضوية الثابتة.
يمكنك هنا تغيير عدد الأيام للاحتفاظ بسجل التغيير إلى شيء آخر غير 30 يومًا. بشكل افتراضي ، يتم تحديث التغييرات عند حفظ الملف ، ولكن يمكنك إجراء ذلك بحيث يتم تلقائيًا كل بضع دقائق. أخيرًا ، يمكنك اختيار الطريقة التي ترغب في التعامل بها مع التعارضات: إما عن طريق السؤال أو ببساطة السماح بالتغيير الأخير عند حفظ ملف الفوز.
عرض التغييرات
بمجرد تمكين التتبع وإجراء بعض التغييرات ، يمكنك النقر فوق الزر "تعقب التغييرات" مرة أخرى ، والنقر فوق "تمييز التغييرات" وستلاحظ أن سرد التغييرات في ورقة جديدة مربع لم يعد رمادي.
تحقق من ذلك وانقر فوق "موافق". ورقة عمل جديدة تسمى التاريخ ستتم إضافته مما يتيح لك عرض جميع التغييرات التي تم إجراؤها على هذا المصنف.
في مرحلة ما ، ستحتاج إلى الموافقة على التغييرات أو رفضها. يمكنك مراجعة جميع التغييرات ثم اختيار واختيار التغييرات التي تريد الاحتفاظ بها أو تجاهلها.
ببساطة انقر على تعقب التغيرات مرة أخرى واختيار قبول / رفض التغييرات. حدد الخيارات لاختيار التغييرات التي تريد قبولها أو رفضها. إذا كنت تريد مراجعة جميع التغييرات ، فما عليك سوى المغادرة متى فحص وتأكد من ضبطه على لم تستعرض.
انقر فوق "موافق" ، وسيبدأ Excel في إظهار كل تغيير تم إجراؤه ومنحك الخيار قبول أو رفض. بامكانك ايضا قبول الكل أو رفض الكل التغييرات إذا أردت.
إذا رفضت التغيير ، فسوف يعود على الفور إلى ما كان موجودًا في تلك الخلية. تجدر الإشارة إلى أنه إذا كانت خلية أخرى تشير إلى محتويات الخلية المرفوضة ، فسوف تتغير هذه القيمة أيضًا عندما تعود قيمة الخلية المشار إليها مرة أخرى. هذا يمكن أن يسبب الصيغ لكسر ، وما إلى ذلك ، لذلك كن حذرا.
هذا هو! يمكنك الآن تتبع أي تغييرات تم إجراؤها على جدول بيانات Excel بسهولة باستخدام هذه الميزة المدمجة. إذا كان لديك أي أسئلة ، قم بنشر تعليق. استمتع!
