كيفية إعداد ما يصل الى من الرد على مكتب في Outlook لويندوز

عندما تعرف أنك ستكون خارج المكتب لبضعة أيام ، يمكنك إعداد مساعد خارج المكتب للرد تلقائيًا ، والسماح للأشخاص بمعرفة أنك تستمتع بإجازتك أثناء التواجد في العمل.

لإنشاء رد خارج المكتب في Outlook ، سننشئ نموذج بريد إلكتروني يتضمن الرسالة التي نريد استخدامها ثم ننشئ قاعدة ترسل ردًا بتلك الرسالة إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها خلال نطاق زمني محدد.

ملاحظة: يجب أن يكون Outlook مفتوحًا لتشغيل القاعدة وإرسال الرد الخاص بك خارج المكتب. لذلك ، تأكد من ترك الكمبيوتر وتشغيل Outlook أثناء وجودك خارج المكتب.

الخطوة الأولى: إنشاء قالب رسالة

لإنشاء قالب رسالة في Outlook ، تأكد من أن علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" نشطة وانقر على زر "بريد إلكتروني جديد" في قسم جديد.

أدخل الرسالة التي تريد إرسالها كرد تلقائي في مربع الرسالة. لا تدخل عنوان البريد الالكتروني أو الموضوع. ثم ، انقر فوق علامة التبويب "ملف".

انقر فوق "حفظ باسم" في قائمة الخيارات على الجانب الأيسر من شاشة خلف الكواليس.

في مربع الحوار حفظ باسم ، حدد "Outlook Template (* .oft)" من القائمة المنسدلة "حفظ كنوع".

يتم نقلك إلى مجلد قوالب المستخدم. أدخل اسمًا للقالب في المربع "اسم الملف" ، مع الاحتفاظ بالامتداد ".oft" ، وانقر على "حفظ".

إذا كنت ترغب في نسخ قالب البريد الإلكتروني للرد خارج المكتب إلى جهاز كمبيوتر آخر أو عمل نسخة احتياطية منه ، فسيكون المسار الكامل لمجلد قوالب المستخدم هو C: \ المستخدمين \\ APPDATA \ التجوال \ مايكروسوفت \ قوالب . يحل محل مع اسم مستخدم Windows الخاص بك.

أغلق نافذة الرسالة عن طريق النقر على الزر "X" في الزاوية العلوية اليسرى.

يعرض مربع الحوار السؤال عما إذا كنت تريد حفظ مسودة الرسالة. لا يتعين عليك ذلك لأنك قمت بحفظه كنموذج ، ولكن يمكنك ذلك إذا كنت ترغب في ذلك. انقر فوق "نعم" إذا كنت تريد حفظ المسودة ، أو "لا" إذا لم تقم بذلك.

الخطوة الثانية: إنشاء قاعدة للرد تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني الجديدة

والآن ، لدينا نموذج البريد الإلكتروني الخاص بالرد خارج المكتب ، سننشئ قاعدة لاستخدام هذا القالب للرد على جميع الرسائل التي ترد خلال نطاق زمني محدد. تأكد من أن علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" نشطة.

في قسم Move ، انقر على الزر "قواعد" وحدد "إدارة القواعد والتنبيهات" من القائمة المنسدلة.

يمكنك أيضًا النقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى شاشة خلف الكواليس. تأكد من أن الشاشة "معلومات" نشطة (انقر على "معلومات" على اليسار إذا لزم الأمر) ثم انقر على زر "إدارة القواعد والتنبيهات".

في مربع الحوار قواعد وتنبيهات ، تأكد من تحديد عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد تطبيق هذه القاعدة عليه في القائمة المنسدلة "تطبيق التغييرات على هذا المجلد". إذا كنت تريد تطبيق هذه القاعدة على جميع حساباتك في Outlook ، فسنوضح لك كيفية إجراء ذلك لاحقًا في هذه المقالة. انقر فوق علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني" إذا لم تكن نشطة بالفعل ، ثم انقر فوق الزر "قاعدة جديدة".

في الشاشة الأولى من مربع الحوار معالج القواعد ، انقر فوق "تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها" في قسم "البدء من قاعدة فارغة". تتم إضافة الخيار إلى "الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة (انقر فوق قيمة مسطرة)". لا يوجد شيء لتعديله لهذا الجزء من القاعدة ، لذلك انقر فوق الزر "التالي" للمتابعة.

تسمح لك الشاشة الثانية في مربع الحوار معالج القواعد بتحديد الشروط للتحقق عند تلقي رسائل البريد الإلكتروني. لإرسال الرد خارج المكتب خلال نطاق زمني محدد ، حدد المربع "تلقي في فترة زمنية محددة" في مربع "الخطوة الأولى: تحديد الشروط". تتم إضافة الشرط إلى "الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة (انقر فوق علامة تحتها خط)" ، كما كان من قبل ، ولكن هذه المرة ، يوجد جزء من الوصف المراد تحريره. لإضافة نطاق زمني ، انقر فوق الارتباط "في نطاق زمني محدد" في المربع الخطوة 2.

في مربع الحوار Date Received ، قم بالتأشير على المربع "بعد" ، وانقر فوق القائمة المنسدلة ، وانقر فوق التاريخ الذي تريد بعده إرسال الرد التلقائي خارج المكتب. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن يتم إرسال ردك خارج المكتب في 8 فبراير ، فحدد 7 فبراير للتاريخ بعده.

ثم ، حدد المربع "قبل" ، وحدد تاريخًا من القائمة المنسدلة للتاريخ إلى يمين مربع الاختيار "قبل". يجب أن يكون التاريخ الذي تحدده هو اليوم الذي تريد بعده التوقف عن إرسال الرد خارج المكتب. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن يكون 15 شباط (فبراير) آخر يوم يتم فيه إرسال ردك خارج المكتب ، فحدد 16 فبراير كتاريخ سابق.

يتم إضافة التواريخ التي حددتها إلى الشرط في مربع الخطوة 2. انقر فوق الزر "التالي" في مربع الحوار "معالج القواعد" للمتابعة.

في الشاشة الثالثة في مربع الحوار معالج القواعد ، يمكنك اختيار ما تريد القيام به مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة خلال النطاق الزمني. نرغب في الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني باستخدام النموذج الذي أنشأناه في القسم الأول ، لذلك نتحقق من مربع "الرد باستخدام قالب محدد" في المربع "الخطوة 1: تحديد الإجراءات (الإجراءات)". لتحديد القالب الذي أنشأناه ، انقر فوق الارتباط "قالب محدد" في "الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة (انقر فوق قيمة تحتها خط)".

في مربع الحوار Select a Reply Template ، حدد "قوالب المستخدم في نظام الملفات" من القائمة المنسدلة "بحث في".

حدد القالب الذي قمت بإنشائه (في حالتنا ، قالب "الرد خارج المكتب") وانقر على زر "فتح".

تتم إضافة المسار الكامل إلى القالب المحدد إلى الإجراء المحدد. انقر على زر التالي للمتابعة.

في شاشة معالج القواعد الرابعة ، يمكنك تحديد أي استثناءات تريد تطبيقها على القاعدة ، مثل ما إذا كنت ترغب في استبعاد أشخاص أو مجموعات معينة ("باستثناء ما إذا كان ذلك من الأشخاص أو من المجموعة العامة"). لن نقوم بإضافة أي استثناءات لقاعدتنا ، لذا انقر فوق الزر "التالي" للمتابعة.

أدخل اسمًا للقاعدة في المربع "الخطوة 1: تحديد اسم لهذه القاعدة". يتم تحديد المربع "تشغيل هذه القاعدة" افتراضيًا ، بحيث يتم تشغيل القاعدة تلقائيًا. لا تقلق ، مع ذلك لن يتم تشغيله إلا بعد التاريخ الذي حددته.

لا نريد تشغيل القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في صندوق البريد الوارد لدينا ، لذا اترك مربع "تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في البريد الوارد" غير محدد. إذا كنت ترغب في تشغيل هذه القاعدة على جميع حسابات البريد الإلكتروني في Outlook ، فحدد مربع "إنشاء هذه القاعدة في كل الحسابات". انقر فوق الزر "إنهاء".

يتم إضافة القاعدة إلى القائمة. انقر فوق "موافق" لإغلاق مربع الحوار قواعد وتنبيهات.

الآن ، عندما يرسل إليك شخص ما رسالة إلكترونية خلال التاريخ الذي حددته ، فسوف يتلقى تلقائيًا الرسالة في قالب البريد الإلكتروني الذي قمت بإنشائه.

على الرغم من أن المرسل يتلقى ردًا تلقائيًا يفيد بأنه خارج المكتب ، إلا أنك لا تزال تتلقى بريده الإلكتروني برمز يشير إلى إرسال رد تلقائي. ومع ذلك ، يمكنك أن تشعر أن هناك ما يبرر تجاهلها حتى تعود.

بمجرد مرور النطاق الزمني على القاعدة ، لن تنطبق القاعدة على رسائل البريد الإلكتروني الواردة. ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك إيقاف القاعدة. للقيام بذلك ، افتح مربع الحوار "قواعد وتنبيهات" مرة أخرى كما هو موضح مسبقًا وقم بإلغاء تحديد المربع الموجود إلى يمين القاعدة في القائمة. انقر فوق "موافق" لإغلاق مربع الحوار.

عند استخدام هذه القاعدة لإرسال الرد التلقائي خارج المكتب ، يتم إرسال الرد مرة واحدة إلى كل مرسل أثناء جلسة Outlook واحدة. جلسة عمل عند فتح Outlook حتى إنهاء التطبيق. يمنع هذا من إرسال الردود المتكررة إلى نفس المرسل الذي يرسل لك عدة رسائل. يتتبع Outlook الذي تلقى استجابة تلقائية أثناء كل جلسة ولكن تتم إعادة تعيين هذه القائمة عند إنهاء Outlook. لذلك ، اترك Outlook مفتوحًا (لا تخرج وأعد فتح) حتى يتم تشغيل القاعدة ويتم إرسال الرد التلقائي خارج المكتب إلى كل من يرسل إليك رسائل إلكترونية وبالتالي لا يتلقى المرسلون ردودًا متعددة خارج المكتب.